Планиране и организиране на преместване на офис - част 1

(5.6/10) 489

Офисът се мести! Ами сега?! Преместване на офис може да звучи като изключително забавно мероприятие за работещите в дадената фирма, но също така да бъде и неприятен проблем за служителите. Колко и какви проблеми възникват в хода на преместване на офиса зависи от много фактори като предмета на дейност на компанията, броя на служителите, времето за организиране и осъществяване на релокация и още много други. Как обаче мероприятието по преместване на офис да не се превърне в неприятна задача? С планиране разбира се! Колкото по – отрано се разпределят отговорностите и се започне с подготовката, толкова самото преместване ще бъде по – лесно и безпроблемно. С какво да се постави началото?
1. Планиране на преместване на офис
Първата стъпка е съставянето на план, който да бъде разпределен във времето така, че да има достатъчно варианти за реакция при непредвидени обстоятелства. Времето по преместване на офис зависи много от големината на компанията и нейната дейност. Като начало може да се започне от най – спешните дейности като планиране на новото място. Какъв е статутът му към момента, какво е оформлението, от какво има нужда компанията като разпределение на работните места, къде трябва да бъдат поставени рутери, контакти, окабеляване за интернет и т.н. Също така е добре да се помисли каква е ситуацията на новото място – дали няма да има нужда преди преместване на офиса да се направи ремонт, да се изграждат нови помещения, да се обособяват по – различен тип работни пространства. Изясняването на тези компоненти трябва да стане още в самото начало на преместването на офиса. Крайната цел е когато физически компанията е новото си място, служителите да работят напълно ефикасно и без проблеми.
2. Сформиране на екип по преместване на офиса
Намирането на достатъчно хора, които да помагат с всички допълнителни дейности по преместване на офис е трудна задача. Ако компанията е малка, дейността може да се поеме само от един човек, например собственика или управителя. Когато става дума за преместване на офис на голяма фирма с повече служители може да се възложи на няколко от тях да организират дейността всеки в своя отдел. Стартирайки преместване на офис на каквато и да е компания, всеки един от служителите трябва да знае кога ориентировъчно е датата на събитието. По този начин работниците сами могат да преценят с какво време разполагат за да завършат спешните си задачи, да приготвят личните си вещи и работни такива.
Колко по – добре се организира и координира с помощните във времето процедурата по преместване на офис, толкова по – лесно ще бъде на всички служители да се включат в операцията.