Организиране на семинар в бизнес хотел

(5.5/10) 263

Бизнес хотелът е особено подходящо място за организиране на семинари с различна тематика. Конферентните зали могат да поберат всички присъстващи, така че да им бъде комфортно, уютно и да са напълно обезпечени откъм технически средства за презентации. В допълнение може да се организират и различни допълнителни мероприятия като кафе паузи, обеди или вечери, резервиране на нощувки за гостите и други. Как трябва да бъде организиран един семинар, за да протече точно по план и дори дребните пропуски да бъдат лесно поправени?
Какво всъщност представлява семинара?
Семинарите са сред най – често организираните и провеждани видове събития. Като продължителност са основно половин или цял ден в зависимост от избраната тематика. Най – често мястото е конферентна зала, в повечето случаи ситуирана в бизнес хотел, заради удобствата на всичко на едно място – технически средства за презентации, възможност за лесно пренареждане на залата, поръчка на допълнителни опции като кетъринг.
Цел на събитието
Когато се организира семинар трябва първо да е ясно определена неговата цел. Трябва да се уточнят основните моменти: Коя е публиката? Коя е основната тема на семинара? Къде ще бъде най – удобната локация за потенциалните участници? Защо хората да посетят семинара? Какъв да бъде дневният ред?
При подбора на конферентна зала е добре да се вземе под внимание факта, че част от участниците биха предпочели да отидат с личните си автомобили или използвайки градски транспорт. Мястото трябва да има паркинг за автомобилите и да е близо до спирки на градския транспорт. Точно такива места обикновено са бизнес хотелите, които разполагат със собствен паркинг.
Уточняване на базовите елементи на семинара
Развитието на технологиите довежда до наличието на изключително много инструменти, които спомагат при организирането на различни видове събития включително семинари. Какви са основните моменти при организирането на семинар в бизнес хотел, които са изходна точка за по – нататъшното предлагане и рекламиране на събитието?
На първо място уточняване на локацията за провеждане на конкретния семинар. Организаторът на събитието трябва задължително да присъства във всички информационни материали, защото неговото име може да добавя допълнителна стойност на мероприятието. Следва уточнение на профила на присъстващите, осигуряване и подбор на напитки, оформление на залата – кои ще бъде най – подходящият вариант за да се изпълни целта на събитието и съответно какво техническо оборудване ще бъде необходимо.
В зависимост от планирането на самия семинар и неговата продължителност може да се договори и обяд за присъстващите или само кафе паузи – в зависимост от конкретната тематика и време. Тези допълнителни неща трябва предварително да бъдат договорени с избрания бизнес хотел и съответно включени в програмата.