Планиране и организиране на преместване на офис - част 2

(5.4/10) 250

След като вече стана ясно, че преместване на офис не е толкова лесно и елементарно, колкото изглежда идват и моменти на междинен контрол. На преместването на офиса може спокойно да се гледа като на поредния проект, който трябва да бъде реализиран от компанията. Разбира се подобно на всичко, касаещо конкретния човек и преместването на офиса трябва да бъде осъществено така, че всички да останат доволни. И да се чувстват добре в новия си офис. Ето какво още е необходимо да се направи след планиране на преместването и сформиране на екипите.
Регулярни срещи с отговорниците по преместване на офиса
След тези срещи всички служители на компанията трябва да знаят точните срокове за приключване на текущите проекти и спешните такива. Става дума само за онези работни операции, които трябва да бъдат приключени в срок преди датата на преместване. Ключовата крайна дата, на която ще бъде осъществено преместването на офиса трябва да бъде известна на всички служители. Също така и времето, в което вещите ще бъдат транспортирани. Може да се определи един ден, в който служителите да опаковат и приготвят своите индивидуални работни места.
Определяне на бюджета
Още преди стартиране на процедурата по преместване трябва да бъде ясен бюджета. Каква сума може да задели компанията за ремонти на новото място? Каква би била прогнозната стойност на хамалските услуги, когато се ползват такива? Има ли допълнителни разходи, които да се калкулират при преместване на офис като предплащане на наем, включване на комунални услуги и т.н.
Списък със задачи
Съставянето на списък със задачи заедно с останалите участници в организирането на преместването на офиса е особено важно. В списъка задължително трябва да фигурират важни елементи като включване на интернет връзка, време на завършване на ремонта, изграждане на компютърна мрежа, подготовка на място за специализирани машини, когато има такива. Всеки един от отговорниците знае от какво има нужда в неговия отдел и за какво трябва да се намери място. Координирането на задачите по подготовката на новия офис и задаването на точно определено време за работа по тях е много важно. Все пак след преместването на офиса, служителите ще очакват веднага да започнат работа, а не да чакат.
Компанията за хамалски услуги, която ще се заеме с преместването трябва да бъде избрана отрано. Всички дейности по опаковането и подготовката на мебели и други офис принадлежности задължително да завърши в определения срок, за да може при пристигане хамалите само да натоварят и транспортират багажа на новия адрес.
Уведомяване на всички клиенти и доставчици
Всички ли знаят, че компанията сменя адреса на своя офис? Задължително е съставянето на списък с телефони, имена и електронни адреси на всички доставчици и клиенти, които трябва да бъдат уведомени. Навременното информиране ще спести много неприятни ситуации както на компанията, така и на нейните партньори и клиенти.