Какво да се подготви при преместване на офис

(5.3/10) 259

Преместването на офиса на ново място винаги е огромно предизвикателство. За да премине едно преместване на офис в стройна организация и пълен ред има много моменти, които трябва да бъдат предвидени. Разбира се колко по – малка е фирмата, толкова по – лесна е организацията. Но преместването на голяма компания с много служители е истинско предизвикателство. Ето няколко основни момента, които трябва да се приготвят при преместване на офис и с помощта на които процесът ще бъде малко по организиран.
1. Ранна подготовка за процеса. Преместване на офис – без значение дали в съседната сграда или на другия край на града, а може би и по – далеч не е лесна работа. Ранното планиране на това събитие ще спомогне за по – лекото протичане на целия процес. Още след като е избрана новата локация целия процес по преместване на офис трябва да бъде разработен във вид на график и той да се спазва до последно. Служителите задължително трябва да бъдат информирани за процеса и активно включени в него. Те също трябва да съобразяват графика на задачите си с преместването.
2. Планиране на точното време за преместване. Колко време може компанията да не работи? Ден, два, седмица? Кои отдел може да не работи най – дълго? Има ли процес, който трудно може да бъде прекъснат? При преместване на офис задължително трябва да има ясна организация на тези детайли. Повечето компании немогат да прекратят работа за повече от ден – два. Така че най – подходящото време е уикендът. Естествено в седмицата преди това всички служители трябва да знаят, че в тези дни е добре да се заемат само с най – спешните си задачи. Най – добре е служителите също да вземат участие при предстоящото преместване на офис. Всеки трябва да има своя собствена задача и отговорност. Така, въпреки че ще бъдат лишени от един почивен ден, всички заедно ще могат да помогнат освен със смяната на локацията и с опознаването на новото място.
3. Степенуване по важност на техниката при преместване на офис. Кое може да се нанесе последно и кое е от първостепенна важност за функционирането на цялата компания? Ако най – важни са например компютрите или дадени машини, то те трябва да се вземат последни и монтират първи на новото място. Останалите вещи, които не са толкова важни може да се преместят и подредят и в следващите дни. Когато обаче служителите се озоват в своя нов офис, те трябва да разполагат с най – необходимото за да започнат своята ежедневна работа. Така например всеки от работниците на компанията може да събере вещите си в последния ден преди планираното преместване на офиса и те да му бъдат под ръка когато започне на новото място.
4. Промяна на адреса във всички фирмени документи. Когато компанията е регистрирана на адреса на офиса, а той се мести тази формалност трябва да бъде коригирана. Ако много клиенти посещават мястото или има и например фирмен магазин, то адреса му задължително трябва да се коригира. Всички партньори и клиенти трябва да получат уведомителни писма, с които да бъдат информирани за настъпилата промяна.